فرایندها چگونه خطاناپذیر می شود؟ (پوکا یوکه)

یک مهندس تولید ژاپنی به نام شیجیو شینگو مفهوم “پوکا یوکه” را ابداع نمود. این مفهوم از جمله عوامل تحول در تخصص کیفیت ژاپن است. در ابتدا جلوگیری از اشتباهات ابلهانه (Proofing full) نامیده شد. سپس برای اینکه کارگران در مقابل این نام موضع منفی نداشته باشند، جلوگیری از اشتباه (mistake proofing) و ایمن سازی دربرابر خطا(fail safing) نامگذاری شد. نتیجه پوکایوکه کسب و کاری است که انرژی، زمان و منابع کمتری برای انجام اشتباهات و خطاها در آینده اتلاف خواهد کرد.

پوکا یوکه چیست؟

پوکا یوکه یکی از اجزای اصلی سیستم کنترل کیفیت صفر(Zero Quality Control (ZQC)) ابداعی آقای شینگو است. ایده اصلی سیستم کنترل کیفیت صفر در مدیریت پروژه در چند کلمه خلاصه می شود: تولید بدون خطا(خطای صفر). یکی از راه های دستیابی به این ایده استفاده از تجهیزات پوکا یوکه است. مجموعه ای از دستگاه های کوچک که برای شناسایی و تشخیص یا ممانعت و جلوگیری از عیب و خطا در مبدا وقوع آن استفاده می شود. این دستگاه های کوچک روشی ساده برای دستیابی به تولید عاری از خطاست.

چه کسی مسئول اجرای پوکا یوکه در مدیریت وظایف است؟

زیبایی پوکا یوکه و اغلب روشهای کنترل کیفیت ژاپنی در همین مساله نهفته است: همه ی افراد. از مدیران تا سرپرست عملیاتی تا کارگران رده اول همه می توانند مسئول پوکایوکه باشند. آنچه برای اجرا نیاز است، توانمدسازی کارکنان و همچنین دستورالعمل های مناسب برای اجرای صحیح پوکا یوکه است.

نگاه کاربردی به پوکا یوکه: چند مثال

پوکا یوکه در هر موقعیتی متفاوت به نظر می رسد. به عنوان مثال در ادامه چند سناریوی مختلف از اجرای آن ارائه می شود. این سناریوها موارد ساده و در سطح عملیاتی هستند. سناریو ها مربوط به فرایند دریافت یک وام بانکی مسکن توسط یک زوج خوشبخت است.

مثال ۱:

زوج خوشبخت خودکار را برای امضای قرارداد وام برمی دارند، اما وقتی قسمت بالایی خودکار را فشار می دهند تا نوک خودکار بیرون بیاید، کار نمی کند، چون فنر خودکار مونتاژ نشده است. پوکا یوکه می تواند مانع این خرابی شود، اگر تمام قطعات هر خودکار درون یک ظرف در اختیار مونتاژگر باشد، بسادگی مونتاژگر می تواند مشاهده کند که قطعه ای در ظرف باقی نمانده است و تمام قطعات مونتاژ شده است. استفاده از این ظرف یک نمونه پوکا یوکه ساده است.

مثال ۲:

زوج جوان نیازی نیست که مرحله امضای دستی برگه های فرایند دریافت وام را انجام دهند، بانک از فناوری های جدید استفاده می کند و در واقع، آنها امضا را به صورت الکترونیکی و از طریق پد امضا انجام می دهند. بانک به ۴ فیلد دیگر اطلاعات از وام گیرنده نیاز دارد تا پرونده به بخش اعتبارسنجی مشتری ارسال شود. یک پوکا یوکه ساده در این مرحله الزامی نمودن پرکردن همه ی فیلدها (از جمله امضای الکترونیکی وام گیرنده) است قبل از اینکه پرونده به صورت الکترونیکی به بخش بعدی برود. این کار باعث می شود تا بخش بعدی با پرونده ناقص مواجه نشود، دوباره کاری ارسال به مرحله قبل پرونده ایجاد نشده و اتلاف زمان به دلیل کارهای اداری کاهش یابد.

مثال ۳:

وقتی پرونده پروژه کامل شد، اعتبار مشتری بررسی شد و نرم افزار شرح وظایف کامل شد، پرونده پرینت شده و به بخش  وام ارسال می شود. بخش وام هنوز الکترونیکی نشده است! هر پرونده دارای یکسری فرم ها و اسناد و مدارک پیوست مانند تضامین مربوطه، تصاویر مدارک شناسایی و … است. یک پوکا یوکه ساده می تواند یک فرم به صورت چک لیست باشد که با استفاده از آن بتوان وجود تمام اسناد و مدارک پیوست رو مطمئن شد. این چک لیست ساده مانع ارسال پرونده ناقص به بخش واریز می شود، مانع بازگشت به عقب پرونده به بخشهای قبلی می شود، و مانع کارهای اداری زائد می شود.

جمع بندی

آیا دانش پیچیده ای در پوکا یوکه وجود دارد؟ اینطور نیست. مفهوم بسیار ساده است. چالش اصلی در اجرای پوکا یوکه در کسب و کار است. نه فقط پوکا یوکه، بلکه اجرا سخت ترین بخش هر ایده ای است. در ابتدا باید مفهوم پوکا یوکه در مدیریت برنامه ها به کارمندان آموزش داده شود. سپس، بایستی کارمندان اختیار لازم داشته باشند تا بتوانند بطور مداوم بهبودهای جزئی در فرایند خود اعمال کنند.

کیفیت و بهره وری : رابطه معکوس یا مکمل؟

دنیای امروز در آستانه هزاره سوم و در عصر رقابت، تنها سازمانی هایی پایدار می مانند که قدرت تحول در گذر زمان را داشته باشند. امروزه سازمان هایی در مسیر رشد و پویایی موفق خواهند بود که با رویکرد مشتری محوری به دنبال کیفیت و بهره وری باشند. از یک سو در راه ارتقای کیفیت تولید محصولات یا ارائه خدمات خود گام بردارند و از سویی دیگر با توجه به محدودیت منابع بر ضرورت و اهمیت تاکید بر مقوله بهره وری در سازمان خود پیشتاز باشند.

کیفیت از نظر جوران : دو مفهوم مکمل

کیفیت طبق نظر پروفسور جوران، دارای دو مفهوم مکمل است.

مفهوم اول: کیفیت یعنی وجود ویژگی هایی در محصول (ویژگی های کیفیت) که نیازهای مشتری را پاسخ دهد و لذا موجب رضایت مشتری گردد. هدف کیفیت بالاتر، ایجاد رضایت بیشتر مشتری و انتظار درآمد بیشتر است. ایجاد ویژگی های بیشتر و بهتر کیفیت مستلزم سرمایه گذاری و افزایش هزینه است، لذا از این زاویه کیفیت بالاتر هزینه بردار است برای درآمد بیشتر. در اینجا کیفیت با درآمد مرتبط است.

مفهوم دوم: کیفیت یعنی عدم عیب و خطا. عیب و خطا موجب ضایعات، تعمیرات، دوباره کاری، محصول مرجوع، نارضایتی مشتری، شکایت، جریمه و از دست دادن مشتری می گردد و همه اینها هزینه آور هستند. بدین ترتیب کیفیت بالاتر حاوی عیب و خطای کمتر و لذا هزینه کمتر است. در اینجا کیفیت با هزینه مرتبط است.

کیفیت از نظر دمینگ : معیارهای متفاوت

دکتر ادوارد دمینگ در کتاب “خروج از بحران” خود این چنین از کیفیت صحبت می کند:

کیفیت فقط می تواند براساس عوامل آن تایید گردد. چه کسی قاضی کیفیت است؟ از نظر یک کارگر خط تولید، او هنگامی کیفیت را تولید می کند که بتواند به کارش اقدام کند. کیفیت سطح پایین به نظر او از دست دادن سرمایه و حتی شغل می باشد. کیفیت سطح پایین نیز به نظر او حفظ سرمایه سازمان است.

دمینگ تا آنجا پیش می رود که ادعا می کند کیفیت معیارهای متفاوتی دارد و این معیارها دائما در حال تغییر هستند. افراد مختلف به معیارهای مختلف به طور متفاوتی ارزش می گذارند و به همین علت، اندازه گیری اولویت های مشتری و بازنگری ادواری در این اندازه گیری ها برای موفقیت در رقابت بسیار مهم است.

بهره وری پروژه در مدیریت وظایف 

واژه بهره وری در زبان فارسی ترجمه ای برای لغت productivity است. این لغت از یک سو واژه ای تکنیکی در علم اقتصاد، مدیریت پروژه و مهندسی است و از سوی دیگر یک واژه عمومی در محاورات کارگزاران، مدیران، کارکنان سازمان و سایر اقشار جامعه است.

در بیان اول با تعاریف خاص تکنیکی و تقریبا غیر قابل انعطاف مواجه هستیم.در این دیدگاه، بهره وری یک معیار اندازه گیری عملکرد است که نسبت خروجی (یا ارزش های تولید شده) به ورودی (منابع و ارزش های مصرف شده) تعریف می شود.

اما در بیان دوم این واژه معانی گسترده و قابل انعطافی دارد. به عنوان نمونه اینکه بهره وری یک دیدگاه فکری است. یک طرز تفکر برای تداوم پیشرفت و بهبود هر آنچه که وجود دارد می باشد و در واقع اطمینان به قابلیت انجام کارهای امروز بهتر از دیروز بطور مداوم است و تلاشی پیوسته برای بکارگیری تکنیک های جدید می باشد.

هدف بهره وری

موسس مرکز بهره وری ژاپن اذعان می دارد: بهره وری مترادف با کیفیت است و راجع به افرادی است که با مهارت های خود، روحیه کار گروهی، کارایی، غرور در کار و مشتری گرایی و به کمک ماشین آلات و سیستم ها، بر ارزش فرآیند کار می افزایند؛ در یک سازمان به هر دو صورت از کلمه بهره وری استفاده می کنند.

بدین ترتیب هدف از بهبود بهره وری عبارت است از: نگرش و رفتاری مناسب برای استفاده بهینه و مطلوب از مجموعه قابلیت ها، توانایی ها، فرصت ها، سرمایه ها، منابع و نیروها که همراه با فعالیت های فردی و جمعی است و به سود افراد اجتماع خواهد بود.

ارتباط کیفیت و بهره وری

در سال های گذشته مدیریت همواره رابطه کیفیت و بهره وری را اساسا بصورت رابطه ای معکوس تلقی می نمود. بدان معنا که برای دستیابی به بهبود در یکی از این دو متغیر، لازم بود که افت و انحطاط در دیگری را پذیرفت و کیفیت را تنها به زیان بهره وری بهبود بخشید و برعکس. در حالی که امروزه بسیاری از سازمانها با این دیدگاه به فعالیت می پردازند که کیفیت بهبود یافته، بهره وری بهبود یافته را در پی خواهد داشت همانند نرم افزار پلنی دو. چگونه می توان این نقطه نظرهای متفاوت را با یکدیگر تطابق داد؟

کیفیت  معادل با خوبی محض در مدیریت پروژه انلاین؟

این مشکل تا حدی در تعریف ما از این دو متغیر نهفته است. چنانچه برداشت ما از کیفیت، مطلق باشد یعنی کیفیت بهبود یافته برابر است با خوبی محض یا ویژگی های بیش از اندازه سخت، ممکن است تصور این که چگونه می توان بدون هزینه اضافی به کیفیت بهبود یافته دست یافت، در واقع مشکل باشد.

از طرف دیگر چنانچه کیفیت به عنوان ” انطباق با ویژگی ها” تلقی شود، تعریفی که امروزه در دنیای تجارت بطور گسترده ای پذیرفته شده است، ارتباط آن با بهره وری آشکارتر می شود. در صورتی که محصول یا خدمت با نقایصی تولید یا عرضه شود، یعنی در رسیدن به ویژگی های آن کالا یا خدمت ناموفق باشد آنگاه ضرورت دارد بر روی آن محصول یا خدمت مجددا کار، پردازش یا تولید صورت گیرد. در نتیجه منابع (نیروی کار، مواد، تجهیزات، اطلاعات) بیشتری جهت تولید میزان مشخصی محصول یا خدمات لازم است تا دارای خصوصیات لازم باشند.

کیفیت معادل با بهبود فرایند

این امر ما را به مفهوم کیفیت در قالب “فرآیند” رهنمون می سازد که خود دارای همبستگی مستقیم و روشنی با بهره وری است اگرچه محصولات تکمیل شده یا خدمات تحویل شده یک سازمان ممکن است در نهایت با ویژگی های آن محصولات یا خدمات تطبیق داده شوند. با وجود این کیفیت فرآیندی که آن کالاها و خدمات را تولید می کند، می تواند بطور گسترده ای متفاوت بوده، تاثیری اساسی بر بهره وری آن سازمان بگذارد.

عملکرد ضعیف کیفیت

چنانچه لازم باشد تا میزان قابل ملاحظه ای از محصول یا خدمت دوباره کاری شده و یا مجددا پردازش شود، در صورت بالا بودن میزان ضایعات یا مشکلات سازمان نمی تواند مدعی سطوح بالای کیفیت یا سطوح بالای بهره وری باشد.

عملکرد ضعیف کیفیت، نهاده های لازم جهت تولید میزان مشخصی از ستاده را افزایش می دهد. دوباره کاری بطور قطع، میزان نیروی کار لازم و همچنین احتمالا میزان انرژی، مواد و سرمایه مورد نیاز را بالا می برد. زیانهای ناشی از ضایعات، آشکارا مواد لازم برای سطح مشخصی از تولید را افزایش می دهند. صرف نظر از نیروی کار، تجهیزات و فضای لازمی که در اثر این زیان ها تلف می شوند و سرانجام عملکرد ضعیف کیفیت، نیاز به بازرسی و کنترل ها را افزایش می دهد که این امر قطعا به منابع اضافی نیاز دارد.

در صورت وجود کیفیت پایین لازم است که میزان قابل توجهی از منابع یک سازمان، به رفع نواقص و کنترل ضایعات اختصاص یابد تا به تولید کالاها و خدمات. پس با بهبود کیفیت، منابع لازم جهت تولید میزان مشخصی ستاده کاهش می یابد و این امر به بهبود بهره وری منجر خواهد شد.

قانون برتری نسبی ریکاردو : تولید ثروت از طریق مهارت و تخصص

” دیوید ریکاردو ” یکی از بزرگ ترین اقتصاددانان جهان در سال های ۱۸۰۰ بود که در زمینه اقتصاد به مقامی بالا دست یافت و بعد از مدیریت اقصاد نوین ” آدم اسمیت ” به عنوان مشهورترین اقتصاددانان شناخته شدند. نظریه های دیوید ریکاردو در قرن نوزدهم طرفداران زیادی را به خود جذب کرد.

قانون برتری نسبی ریکاردو : یک کشف عالی و تکامل دهنده

” ریکاردو ” به خاطر نظریه اش در خصوص مزیت نسبی ملل در جهان مطرح شد. بر اساس نظریه او، مهارت و تخصص باعث انباشته شدن ثروت و خودکفایی موجب فقر می شود. در ابتدای راه ریکاردو با منتقدان زیادی مواجه گردید. امروزه نیز افرادی که بدرستی نظریه ریکاردو پی نمی برند از این نظریه به شدت انتقادهای تند می کنند.

ریکاردو با بررسی های خود به این باور رسید که تجارب میان دو کشور برای هر دو کشور سود و منفعت به همراه می آورد. او به طور مثال به تجارت بین دو کشور انگلستان و پرتغال اشاره کرد. در واقع کشور پرتغال می توانست گندم و انگور را ارزان تر از کشور انگلستان تولید کند و در نتیجه در تولید این دو محصول از امتیاز بالایی برخوردار بود.

اما ریکاردو با مطالعه دقیق تر به این نتیجه دست یافت که در کشور انگلستان هزینه تولید یک واحد انگور به اندازه تولید دو واحد گندم می باشد؛ در حالی که در کشور پرتغال تولید یک واحد انگور به میزان ۱٫۵ واحد گندم است. با این شرایط توصیف شده ریکاردو به این نتیجه رسید با وجود آن که کشور پرتغال در تولید هر دو محصول نسبت به کشور انگلستان برتر است اما در تولید انگور با برتری نسبی مواجه است و بعد طبق بررسی های انجام شده در پروژه ها او نتیجه گرفت که بهتر است کشور پرتغال به تولید انگور و کشور انگلستان به تولید گندم روی آورد و سپس محصولات شان را با هم داد و ستد (تجارت) نمایند.

نحوه بکارگیری امتیاز نسبی در زندگی

با رعایت اصل این نظریه ما می توانیم در مدیریت برنامه ها  های مشاوره ای خود بر کارهای با ارزش مان تاکید کنیم و آن ها را یکی پس از دیگری مشخص نماییم. در واقع ۲۰ درصد کار و فعالیت شما ۸۰ درصد درآمدتان را ایجاد می کند. در این صورت بخش اعظم وقت و انرژی خود را صرف انجام این ۲۰ درصد می کنید و ۸۰ درصد باقی مانده را به طور کلی از برنامه ریزی زندگی تان حذف می کنید یا انجام دادن آن ها را به دیگران محول می سازید.

در این میان موضوع دیگری که در خور توجه است نرخ ساعتی شماست! هر کاری که برای شما منجر به تولید درآمد کمتری از نرخ ساعتی تان می شود در حقیقت انجام دادنش بر مبنای اصل ۸۰ به ۲۰ قانون پارتو است که باید به دیگران واگذار شود. در این حالت شما می توانید بهره وری و سود خودتان را افزایش دهید. شما می بایست هر دقیقه ای که موجب می شود درآمد و سود بیشتری از انجام کاری که در آن مهارت دارید بدست آورید به واسطه حذف یا آزاد کردن بعضی از کارها، آن سود و مزیت را کسب کنید.

این عامل از دیدگاه مدیریت اقدام سالمی است که بهره وری تان را ارتقاء می دهد. اگر هر کاری را که بیشترین بازدهی و سود را دارد خودتان انجام دهید و انجام سایر کارها را به دیگران بسپارید تا دیگران آن ها را تکمیل نمایند در آن صورت به پیشرفت زیادی دست پیدا خواهید کرد.

نحوه کاربرد امتیاز نسبی در کسب و کار و تجارت

قانون ریکاردو در مدیریت پروژه انلاین نیز کاربرد موثری دارد. اگر منابع گوناگون انجام یک تجارت فعال را صرف کارهایی کنید که یک شرکت دیگر در آن برتری نسبی دارد در حقیقت ضرر می کنید و حتی امکان دارد رقم این ضرر نیز بسیار بالا باشد. گاهی اوقات، در هنگام تلاش برای قرار گرفتن در بهترین جایگاه تجاری اسیر دام توجه کردن به چیزها و مسائلی می شوید که ” آدم اسمیت ” به آن برتری مطلق می گوید. در واقع، ” اسمیت ” بر این عقیده بود، هر کاری را که بهتر از دیگران انجام می دهید باید ادامه یابد. در ظاهر این نظریه منطقی است اما نظریه برتری نسبی ریکاردو بر این عقیده است که باید تلاش خودتان را صرف هزینه هایی نمایید که در آن از برتری نسبی برخوردار می باشید و آنچه که باقی می ماند را به دیگران واگذار کنید.

بر روی مهارت های اصلی حرفه تان تمرکز کنید (راهنمای رویارویی با بحران های شغلی)

یکی از دلایل کلی و مهمی که موجب می شود تا شما در اولین قدم در نرم افزار شرح وظایف با مشکل روبه رو شوید این است که از عملکردهای بنیادی و اساسی که در آغاز کار شما را به موفقیت می رسانند، فاصله می گیرید.

اغلب مفیدترین کارها یادآوری چیزهای کوچکی است مانند مدیریت برنامه ها که در زمان رشد و توسعه کارتان آن ها را به ورطه فراموشی گرفته اید. به عنوان مثال: هرکاری نیازمند مهارت هایی است که صاحبان آن و کارمندان اصلی از آن برخوردار می باشند.

مهارت های اصلی شغل و حرفه شما کدامند؟

مهارت های اصلی تان از جمله اموری می باشند که شما آن ها را بهتر از ۹۰ درصد رقیبان تان انجام می دهید. تولید یا خدمات اساسی تان به عنوان طیفی از مهارت های شما به حساب می آیند که به درون بازار راه می یابد. شما این مهارت ها را برای تولید محصولات یا خدماتی استفاده می کنید که بتوانید آن ها را به بهایی که افراد جامعه حاضر به خرید و پرداخت آن ها می باشند فروخته یا عرضه نمایید.

در طول غلبه بر مسائل و مشکلات گریزناپذیر شکست های زندگی شغلی، باید دائما از خود بپرسید که ما در چه چیزی خوب هستیم؟ ما چه کارهایی را می توانیم بهتر از دیگران انجام دهیم؟ علت اصلی به تأخیر انداختن موفقیت ما چه خواهد بود؟

موفقیت و پیروزی شما از تعداد محدودی فعالیت های تان به وجود می آید

این نکته را همواره به یاد داشته باشید که حدود ۸۰ درصد نتایجی را که کسب می کنید مبنا بر ۲۰ درصد از عملکردهای شماست. به عبارتی دیگر ۸۰ درصد منافع شما از ۲۰ درصد تولیدات و خدمات تان ایجاد می شود. ۸۰ درصد از قدرت و توانایی تولیدات شما از فعالیت ۲۰ درصدی کارمندان تان نشأت می گیرد. ۸۰ درصد موفقیت شما از ۲۰ درصد از فعالیت های تان منتج می شود. بنابراین هر زمان با یک مشکل یا شکست ناگهانی در شغل و حرفه تان مواجه می شوید باید به گذشته برگردید و در هر زمینه ای که تلاش نموده اید از این ۲۰ درصد برتر اطمینان و اعتماد حاصل نمایید

کار و حرفه تان را با زمینه تخصصی تان شروع نمایید. به نوعی دیگر، شما باید روی هر کدام از مشتریان، بازارها و خدمات و محصولات به صورت حرفه ای و تخصصی تلاش نمایید و به زمان خود باتوجه به تلاش هایتان دقت زیادی داشته باشید. در این میان اگر از مشتریان خود در خصوص حرفه کاری مورد توجه تان سوال کنید، به نظرتان آن ها چه پاسخی خواهند داد؟ علت اصلی مشکلات شغلی شما تمایل به گسترش فعالیت در خصوص زمینه های تخصصی و قدم گذاشتن به حوزه هایی است که در آن ها از مهارت کافی برخوردار نمی باشید.

چگونه می توانید در گانت چارت متفاوت و مفید باشید؟

به نظرتان شما در چه زمینه هایی با دیگران به خصوص رقیبان تان متفاوت هستید؟ این تمایز و تفاوت شاه کلید موفقیت در کار است. چه تسهیلاتی را در اختیار مشتریان خود قرار می دهید که هیچکدام از رقیبان تان توانایی مهیا کردن آن را ندارند؟

در حرفه و کارتان چه خصوصیات مهمی را برای مشتریان خود خلق می کنید که شما را منحصر به فرد به حساب می آورند؟ این اصل مهم را باید به یاد بیاورید که: اگر از یک امتیاز و برتری رقابتی برخوردار نباشید هرگز نمی توانید کامل باشید.

از بزرگ ترین وظیفه تان جهت تعیین یا توسعه حوزه رقابتی و سپس متمرکز کردن همه عملکردهای مرتبط به بازاریابی و فروش تان در این حوزه بهره بگیرید. چه کاری را شما می توانید برای مشتریان خود انجام دهید که هیچکدام از شرکت های دیگر توانایی ارائه آن را ندارند؟ طرح ویژه شما در زمینه فروش چیست؟

هر شرکتی می بایست از یک حوزه برتر برخوردار باشد. حوزه برتر شما چیست؟ این حوزه در حقیقت همان نقطه برتری شما محسوب می شود و برای مشتریان تان اهمیت فوق العاده ای خواهد داشت.

هر شخص باید در یک یا چند زمینه دارای برتری و اعتبار باشد. شما در امور شغلی و حرفه ای تان چه فعالیتی را می توانید بهتر از هر فرد دیگری انجام دهید؟ توسعه و بهره برداری از امتیاز ویژه و رقابتی تان شاه کلید اساسی در عبور از بحران ها و چالش ها می باشد. اغلب تنها پرداختن به کار و فعالیتی که آن را برای مشتریان خود فوق العاده برتر می کند، موجب می شود تا به اوضاع و موقعیت خود چه در زندگی فردی و چه در زندگی اجتماعی رونق ببخشید.

از هسته مرکزی حرفه تان حمایت و محافظت نمایید

در شغل و حرفه خود از “سیاست قلعه ” استفاده کنید. به این منظور که تصور کنید حرفه و شغل تان همانند شهری است که مورد محاصره قرار گرفته است. شما مجبور می باشید قدم به قدم از دیوارهای بیرونی به دیوارهای درونی و در نهایت به قلعه که مهم ترین قسمت محافظتی شهر است عقب نشینی کنید. در اینجا هشت نکته مهم و اساسی برای محافظت از هسته مرکزی تان ارائه شده است.

۱- شناسایی مهم ترین محصول یا خدمت

قلعه شما شامل مهم ترین محصولات و خدمات تان است که امروز بیش از هر چیز دیگری عامل رشد و سوددهی برایتان تلقی می شود. اگر شما مجبور می شوید تا بخش عظیمی از تولیدات و محصولات تان را حذف کنید، برای بقا و سرانجام موفقیت در بازار کنونی کدامیک از آن ها را ادامه خواهید داد؟

۲- شناسایی مهم ترین افراد

افراد مهمی را تعیین و شناسایی کنید. آن قسمت از ۲۰ درصد کارمندان تان که اقدامات شان بیشترین نتیجه موثر را برای شما در بر دارد، کدامند؟ کدامیک از بانکداران، فروشندگان و مشتریان حداکثر اثر را در موفقیت کاری شما خواهند داشت؟ برای ایجاد اطمینان از حمایت آن ها نسبت به خود چه فعالیتی را باید بدون هیچگونه معطلی انجام دهید؟

۳- شناسایی مهم ترین عملکردها

فعالیت ها و عملکردهای اساسی شما در خصوص بازاریابی کدام است؟ کدامیک از کارهایتان منجر به جلب مشتریان مطلوب و بیشتری خواهد شد؟ برای متمرکز کردن زمان و منابع شخص در این حیطه به انجام چه کاری احتیاج دارید؟

۴- شناسایی مهم ترین راه های فروش

مهم ترین راه های فروش و خدمات تان چیست؟ این راه ها شامل فرایندها، اشخاص و شیوه هایی می باشد که حداکثر سطح فروش، درآمد و گردش حساب جاری پول را برایتان در بر خواهد داشت. این راه ها کدامند و برای افزایش نتایج حاصل از آنها چه اقداماتی را باید انجام دهید؟

۵- محورهای سوددهی اساسی تان کدامند؟

آن قسمت از ۲۰ درصد فعالیت های کاریتان که ۸۰ درصد سودتان از آن تلقی می شود کدامند؟ برای تقویت این قسمت ها چه عملکردی را باید بدون معطلی انجام دهید؟

۶- شناسایی بهترین مشتریان

بهترین مشتریان و متقاضیان چه افرادی هستند؟ این مشتریان که از ارزش و اعتبار بالایی برخوردار می باشند از جمله افرادی هستند که بیشترین سطح خرید را انجام می دهند و زمان پرداخت و صورت حساب های شان را نیز می توان به راحتی مشخص نمود و به این ترتیب بزرگ ترین منبع سوددهی پروژه شما تلقی می شوند. برای اطمینان از حصول همراهی آن ها با شما در زمان بحران و چالش، ضروری است چه عملکردهایی را انجام دهید؟

۷- توجه به مهارت های فردی

به مهارت ها، خصوصیات و ویژگی های فردی تان دقت کنید که شما چه کارها و فعالیت هایی را می توانید در تمام طول شبانه روز انجام دهید که حداکثر سهم را در موفقیت و بقای کارتان داشته باشید؟ شما چگونه می توانید زمان را از نو برنامه ریزی کنید به طوری که قادر باشید هر روز زمان بیشتری را برای انجام کارهای کوچک صرف نمایید تا بیشترین کمک را به روند کاریتان کرده باشید.

۸- شناسایی بخش های اساسی و نتیجه بخش

سرانجام لازم است که مدیران پروژه قسمت های نتیجه بخش و اساسی را در حرفه تان شناسایی نمایند و نتایج ویژه ای را که می بایست روزانه، هر هفته، ماهیانه برای برخورداری از فروش، تحویل محصولات و پرداخت صورت حساب ها و درآمدها به آن برسید را تعیین و مشخص کنید. قسمت های قوی و ضعیف تان را شناسایی کنید. برای تقویت و توسعه ضعیف ترین قسمت های نتیجه بخش چه اقداماتی را ضرورتا باید انجام دهید؟

اگر این توقع را دارید که از بحران ها و مسائل چالش برانگیز برنامه عبور نمایید، برخورداری از توانایی های لازم در انتخاب قسمت های نتیجه بخش و تمرکز داشتن روی انرژی و منابع بر قسمت های صاحب امتیاز رقابتی ضروری قلمداد می شود.

۵ نکته کلیدی در سازماندهی فرایندهای کسب و کار

طبق تعریف، سازماندهی فرایندهای کسب و کار پروژه با هدف افزایش کارایی سازمانی انجام می شود. سازماندهی فرایندها شامل ساده سازی کارها، حذف مراحل اضافی، کاهش اتلاف هاست که با تکنیکهای مدرن مدلسازی فرایند انجام می شود.

اگرچه صحبت از فرایندهای کسب و کار ساده است، اما انجام آن ساده نیست. به عنوان مثال:

• چگونه می خواهید فعالیتهای قابل ساده سازی یا حذف را پیدا کنید؟
• یا اینکه کدام فعالیتها با کارایی بیشتر قابل انجام است؟

برای اینکه سازمانها را در سازماندهی فرایندهای کسب و کار راه بیندازید، بایستی به ۵ نکته کلیدی زیر توجه کنید.

۵ راز برای سازماندهی فرایندهای کسب و کار

هدف غایی اغلب سازمانها حداکثر سودآوری است. حتی سازمانهایی که برای اهداف انسان دوستانه کار می کنند، یا سازمانهایی که غیرانتفاعی هستند، یا حتی سازمانهایی که در موضوعات دینی و اعتقادی کار می کنند، نیز از فرایندهای مختلف استفاده می کنند.

برای هر سازمانی، با هر هدفی و با هر نوع فرایندی، بایستی هر مرحله از هر فرایند به ارزش محصول یا خدمت نهایی اضافه کند. همین موضوع اولین راز در سازماندهی فرایندهای کسب و کار است.

۱- تحلیل زنجیره ارزش (value chain)

هر فرایند در واقع زتجیره ای از فعالیتها است. اولین گام برای شناسایی فعالیتهایی که باید حذف شوند یا بهبود یابند، عبارتست از تحلیل اینکه هر فرایند چه قدر به ارزش فرایند اضافه می کند.

بایستی اطمینان پیداکرد که هر مرحله از فرایند با حداکثر کارایی مدیریت پروژه انجام شود. کارایی هم به این معناست که کار به درستی انجام شود با کمترین اتلاف.

به عنوان مثال دو شرکت مختلف تولید عطر را در نظر بگیرید. برای شرکتی که عطرهای برند تولید می کند، نحوه بسته بندی و طراحی لوگو مراحلی هستند که به فرایند ارزش می افزایند. اما در شرکت دیگر که به دنبال برند عطر نیست و بر استراتژی قیمتهای ارزان تمرکز کرده است، مراحل طراحی لوگو و بسته بندی اهمیت چندانی ندارد و ارزشی به فرایند اضافه نمی کند.

بنابراین شرکت اول ممکن است در تیم خود طراحان لوگو و بسته بندی اضافه کند اما شرکت دوم کلیه مراحل طراحی لوگو و بسته بندی را با کمترین قیمت به پیمانکاران برونسپاری کند یا از بسته بندی های استاندارد موجود در بازار استفاده کند.

۲- اتوماسیون فعالیتهای تکراری

در هر دو شرکت عطرسازی بالا که مثال زده شد، بعد از اینکه طراحی بسته بندی و لوگو نهایی شد، استفاده از اتوماسیون در مراحل چاپ و بسته بندی اقتصادی تر و کاراتر است.

بنابراین، فعالیتهای تکراری را تا حد امکان بایستی اتوماتیک کرد. یکی از رویکردهای رایج در کسب و کار امروز برای اتوماسیون فعالیتهای تکراری استفاده از سیستم های اطلاعاتی است.

البته، اگر کار تکراری موجب افزایش ارزش بالا به زنجیره فرایند شود، شاید بهتر باشد که اتوماسیون نشود. به عنوان نمونه، رستوران های معروف را در نظربگیرد، که سرآشپز حرفه ای آنها هر روز همان دستور پخت را تکرار می کند.

۳- گلوگاه ها (Bottlenecks)

در سازماندهی فرایندها و نرم افزار مدیریت پرسنل  بایستی توجه ویژه به گلوگاه های فرایندی داشت. گلوگاه ها نقاطی از فرایند هستند که جریان کار را کند یا متوقف می کنند.

گلوگاه ها عمدتا به خاطر کمبود منابع، مانند مواد، اطلاعات یا تجهیزات، یا بخاطر ناتوانایی های فنی پرسنل و تجهیزات ایجاد می شود.

۴- نقاط تلاقی فرایندها (hand-off) را در نرم افزار های شرح وظایف تحلیل کنید.

وقتی اطلاعات از یک سیستم یا پرسنل به دیگری منتقل می شود، در واقع نقطه تلاقی بوجود آمده است. مثل وقتی که توپ بین بازیکنان یک تیم ورزشی دست به دست (hand-off) می شود.

در این نقاط تلاقی معمولا ناکارایی های زیادی رخ می دهد. ریسک انتقال اطلاعات نادرست یا دیرهنگام می تواند منجر به گلوگاه یاخطا شود.

تا حدامکان بایستی توجه ویژه به این نقاط زنجیره فرایندها در طراحی گانت چارت ها داشت و یا آنها را اتوماسیون نمود.

۵- لحظات واقعی (Moments of truth)

یکی از نقاط کلیدی هر فرایندی لحظه‌ای است که مشتری با یک برند، محصول یا خدمت تعامل برقرار کرده و تحت تاثیر آن قرار می‌گیرد که به آن لحظات واقعی می گویند.

برندهای معتبر، خصوصا، فرایند را طوری طراحی می کنند که لحظه واقعی کاملا بی نقص باشد، حتی همراه با تشریفات باشد. این لحظه موجب رضایت بیشتری مشتری می شود و همواره در ذهن مشتری ماندگار خواهد شد. حتی برای تمام عمر وی!