اطلاع از تمام حقایق
تشخیص تمام محدودیتها
تعیین اجزاء
عوامل هزینه، فضا و کیفیت
توسعه مدلها: هزینه های اولیه، فضا، ارزش، دوره عمر، کیفیت
اگر خلاقیت و کار تیمی را روح مهندسی ارزش بدانیم، قلب تپنده آن را باید تعیین و تحلیل کارکرد دانست. هدف این فاز مشخص کردن صریح محدوده هایی از حیطه مطالعه ارزش در پروژه است که بیشترین سودمندی را به دنبال دارند. در حقیقت از طریق این فاز می خواهیم پی ببریم که ادامه مطالعه در کدام سمت و سو با کدام توجهات برای مدیریت وظایف مفیدتر است.
تیم مطالعه در این فاز اقدام های زیر را انجام می دهد:
شناسایی و تعیین هر یک از کارکردهای خرید و فروش محصول، پروژه یا فرآیند
دسته بندی کارکردها به دو گروه کلی اصلی و ثانویه
ترسیم و ایجاد یک مدل کارکردی مانند مدل منطقی/ سلسله مراتبی کارکردها یا نمودار تکنیک سیستمی تحلیل کارکرد
تخصیص هزینه و یا دیگر معیارهای قابل اندازه گیری برنامه ها و شمارش برای هر یک از کارکردها
تخمین بهای کارکرد باتوجه به خواسته ها و نیازهای مشتری برای هر کارکرد
مقایسه هزینه و بهای کارکردها، به منظور تعیین بهترین رویکرد بهبود
انتخاب مناسبترین کارکردها، برای ادامه فرآیند تحلیل
هدف این فاز تولید ایده های متعدد برای عملیاتی کردن هر یک از کارکردهای انتخاب شده در انتهای فاز تحلیل کارکرد است. خلاقیت روح مهندسی ارزش و طراحی گانت چارت است. ذهن باز، تجربه، تسلط به ابزار و فنون ایده پردازی از جمله ویژگی های اعضای تیم مطالعه ارزش است.
طوفان فکری از جمله متداول ترین تکنیک های خلاقیت در مطالعه مهندسی ارزش و مدیریت پروژه انلاین است. در این روش قضاوت یا بررسی ایده ها تا مرحله ارزیابی به شدت ممنوع است، فقط تولید بیشترین تعداد ایده توسط حاضران در جلسه دارای اهمیت است.
باید متوجه باشیم که هدف این فاز دستیابی یا کشف راه هایی برای تولید محصول یا انجام پروژه نیست بلکه به دنبال آن هستیم که روش هایی را برای انجام کارکردهای انتخابی بیابیم.
غیر از روش طوفان فکری، روش های دیگری چون ابزار TRIZ، اپراتور سیستمی، ۴۰ اصل نوآوری، تکنیک های غلبه بر اینرسی تفکر برای این مقوله مناسب اند.
پرسش کلیدی این فاز این است که چه چیز دیگری همین کار را انجام می دهد؟
در فاز ارزیابی، ایده های تولید شده در فاز قبلی آنالیز شده و ایده های مناسب برای بسط بیشتر انتخاب می شود. هدف این فاز، ارزیابی راهکارهای پیشنهاد شده، حذف ایده های نامناسب و انتخاب بهترین گزینه است.
پرسش های کلیدی این فاز عبارتند از:
تکنیک هایی برای ارزیابی وجود دارد که شامل:
تکنیک های اندازه گیری ارزش مانند: مدیریت پروژه رتبه بندی ساده، رتبه بندی پی در پی، مقایسه زوجی ساده،نرخ دهی دسته ای می باشد.
تکنیک های تفکیک و غربال ارزشی شامل تکنیک پارتو و تکنیک Q-Sort می باشد.
هدف از فاز توسعه انتخاب و ترکیب بهترین راه حل های فاز ارزیابی و طرح بهترین گزینه ها برای بهبود ارزش است.
سوالات کلیدی این فاز عبارتند از:
بطور کلی این فاز شامل گام های زیر می باشد:
بهترین و با ارزش ترین گزینه انتخاب شده و تحلیل منافع و نیازهای اجرایی آن انجام می شود.
منابع عملکرد پیشنهادی باید مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرند.
مجموعه اطلاعات فنی هر گزینه باید مورد بررسی قرار گیرد.
برنامه زمانبندی پیشنهادی که شامل تمامی فعالیت ها شود، تدوین گردد.
توصیه های تیم برای گزینه های پیشنهادی کامل شود.
برای مقایسه موارد نتیجه گیری شده از ترکیب راه حل های پیشنهادی فاز ارزیابی استفاده می کنیم.
هدف از فاز ارائه، ارائه دستاوردهای مطالعه ارزش توسط گروه و حصول اطمینان سفارش دهندگان مطالعه از جمله طراح پروژه، ذی نفعان پروژه و دیگر مدیران اجرایی آن از انجام شرح خدمات مطالعه و توافق بر عملیاتی بودن توصیه های تیم مهندسی ارزش است.
این کار با اراده حضوری و شرح شفاهی نتایج و نیز ارائه یک گزارش کتبی همراه خواهد بود. سوال های کلیدی این فاز عبارتند از:
لازم است در گزارش ارائه شده، مقدمه، برنامه مطالعه تیم ارزش، مشکل و شناسایی و شرح آن، کارکردها، هزینه های پروژه، گزینه ها و مفروضات آنها، دلایل گزینش بهترین گزینه، فعالیت های تیم، پیشنهاد ها و توصیه ها بطور مشروح ارائه شوند.
هدف انجام مرحله مطالعه تکمیلی اطمینان حاصل کردن از پیاده شدن و به کار بستن تغییراتی است که در پایان مطالعه ارزش توصیه شده اند. در این مرحله پیگیری می شود که آیا نتیجه به کارگیری متدولوژی ارزش، توسط اعضای گروه یا مدیریت به افراد دست اندرکار اجرای پروژه منتقل شده است یا خیر؟