مدیریت پروژه ترتیبی از شروع، برنامه ریزی، اجرا، کنترل و بستن کار یک تیم برای دستیابی به اهداف و معیارهای موفقیت مشخص است. ایده مدیریت پروژه به اواخر قرن نوزدهم بازمی گردد. اگر چه ما می توانیم ریشه های مفهوم مدیریت پروژه و نرم افزار شرح وظایف که در حال حاضر رایج است را در دهه 1950 میلادی دنبال کنیم.
هنری گانت یکی از مولفان مدیریت برنامه ها است و یک چهره شناخته شده در این زمینه محسوب می‌شود. خلق نمودار گانت یا همان گانت چارت به عنوان یک نمودار محبوب در مدیریت پروژه نام گانت را در ذهن ها ماندگار کرد. 5 وظیفه مدیریتی هنری فایول به عنوان یکی ازپیشگامان ارایه کننده 5 فاز فعلی پروژه و مدیریت آن باعث شد وی نیز به عنوان دیگر بنیانگذار این مفهوم جایگاه خود را تثبیت نماید. دیگر ابزار مورد استفاده در مدیریت پروژه نمودارهای PERT است که در اواسط قرن بیستم ظهور یافتند. ساختار شکست کار (WBS) به عنوان تکنیک دیگر در مدیریت پروژه‌ها از سوی وزارت دفاع ایالات متحده امریکا مطرح شد. در حالی که ابزارهای مدیریت و کنترل پروژه در امور دولتی، مهندسی، فضایی و نظامی مورد استفاده قرار می گرفتند، توجه کسب و کارهای خصوصی نیز به مزایای کار سازمان یافته در یک پروژه خاص جلب شد. روش های مشخص برای مدیریت یک سری پروژه های خاص زمانی ظاهر شد که شرکت ها متوجه شدند که هماهنگی و ارتباط در همه سطوح در کلیه واحد های کسب و کار و همچنین زمینه های گوناگون تخصص برای موفقیت آنان ضروری است.
پروژه چیست؟
در واژه نامه های تجاری یک پروژه چنین تعریف می شود “مجموعه ای از وظایف وابسته به هم که در یک دوره زمانی مشخص و با هزینه معین و دیگر محدودیت ها اجرا می‌شود.” یک پروژه ممکن است در خارج از شرکت صورت گیرد و یا جزئی از عرف شرکت دریک روز کاری معمولی باشد. ارتقا کسب و کار، نیاز مالی یا درخواست مشتری از جمله کاتالیزورهای ایجاد یک پروژه هستند. پارامترهای یک پروژه عبارتند از یک هدف مشخص برای دستیابی، پس طبیعتا هر پروژه شامل یک نقطه آغاز و پایان است که به یک نتیجه خاص و منحصر به فرد می انجامد. این تعهد کوتاه مدت نیازمند یک جدول زمانی مشخص، حوزه فعالیت روشن، بودجه تعیین شده و منابع سرمایه انسانی شامل مدیریت و تیم پروژه ها در طراحی گانت چارت است.
مدیر پروژه کیست؟
مدیر پروژه شخصی است که تیم پروژه را هدایت می کند و به کمک آنان به هدف پروژه دست می یابد. اگرچه دارنده عنوان مدیریت در شرکت ها وظایف مداومی در طول دوران تصدی عنوان خود دارند ولی رهبری یک مدیر پروژه موقتی و تا اتمام دستیابی به یک هدف مشخص ادامه می‌یابد. برای هر پروژه خاصی یک مدیر پروژه منصوب می شود که اگرچه این عنوان برای وی رسمی و تمام وقت نیست ولی بد نیست که اگر تا به حال این عنوان را داشته اید آن رابه مدیر بخش خود بگوید و یک دانش پایه از مهارت های مدیریت پروژه در رزومه خود داشته باشید.
در راستای چند وظیفه ای (multi-task) عمل کردن، بهبود مهارتهای ارتباطی و نرم‌افزاری خود و تکمیل وظایف روزانه به شکل قابل قبول و به موقع تلاش کنید. همه شرکت ها شخصی را به عنوان یک مدیر پروژه تمام وقت استخدام نمی کنند پس ممکن است شما به عنوان یک کارمند عادی خود را در شرایطی بیابید که در حال رهبری یک پروژه خاص هستید. پس خود را برای پذیرفتن مسئولیت های این چنینی آماده کنید و خودتان را در دید مدیریت شرکت قرار دهید. تیم پروژه شما ممکن است متشکل از همکاران شما در سایر بخش ها و یا سرپرستان اجرایی باشد. این نوع از معرض دید بودن می تواند موجب تقویت شهرت شما در شرکت شود و به علاوه بر احتمال دریافت پاداش یا ارتقا شغلی در کنار رشد شخصی و کاری می توانید انجام کاری جدید را تجربه کنید. با برجسته کردن این توانایی های خود نه تنها انتظاراتتان در نقش فعلی تان در نرم افزار شرح وظایف برآوره می شود بلکه می توانید با مشارکت در یک پروژه خاص ارزشی را نیز اضافه کنید.
اگر شرکت‌تان شرایطی برای برگزاری کلاس های داخلی و یا آنلاین یا پرداخت هزینه برای حضور در دوره های دانشگاهی فراهم کرد حتما از این فرصت استفاده کنید و چند کلاس در این مبحث بردارید. برخی از دوره های مربوط به این حوزه عبارتند از: استراتژی های برنامه ریزی، زمانبندی و سازماندهی، تخصیص و تجزیه و تحلیل بودجه و مدیریت تغییر.
این آموزش های اضافی می تواند به اعتماد به نفس شما کمک کند تا برای فرصت ها و پروژه های خاص جدید جزو اولین داوطلبان باشید. در حالی که همه پست های مدیریتی شامل مدیریت زمان، مهارت های سازمانی و میان فردی است، مدیریت پروژه نیازمند یک تمرکز واحد متاثر از منابع و نتایج مطلوب در یک دوره زمانی مشخص است. تنظیم دقیق این ویژگی ها می تواند فرصت های رشد کاری فروانی برای شما به ارمغان آورد