مهندسی ارزش تلاشی است سازمان یافته که کارکردها و خدمات پروژه را تحلیل می کند. در این تلاش راه و روش هایی جستجو می شوند که بتوانند کارکردهای ضروری و ویژگی های مورد نیاز محصول را همراه با سودآوری تولید آن تامین کنند. این روش فرآیندی قدرتمند، انعطاف پذیر و خلاق برای حل مساله است و می تواند برای مساله های دشوار و پیچیده راه حل های ساده و ممکن ارائه دهد و همه زیبایی اش به سادگی و قدرتمندی آن است.
انیشتین می گوید: “کسی که یک طرحی را تهیه می کند یا یک نظری را بیان می دارد نمی تواند طرح و نظر خود را خودش نقد کند، هر مساله ای باید خارج از پدیدآورنده آن نظر مورد نقد و بررسی قرار گیرد” و این چیزی است که مهندسی ارزش به دنبال آن است و تاکید می کند که باید ایده ها و دیدگاه های مختلف پیرامون یک طرح یا موضوع توسط کارشناسانی که طراح آن فکر نبوده اند مطرح گردد و کلیه جوانب امر دیده شود تا هیچ چیزی برای تصمیم گیری از نظر پنهان نماند.
هدف اصلی در مهندسی ارزش توجه به کارکرد است، نه کیفیت و نه هزینه؛ چرا که تامین کارکرد در نرم افزار مدیریت پرسنل، کاهش هزینه و حفظ و ارتقای کیفیت را خود به خود به دنبال دارد و به طور کل باید آن را ابزاری برای بهبود سطح زندگی مردم و نفع عمومی مورد توجه قرار داد.
امروزه مهندسی ارزش در حوزه های مختلف چون مدیریت پروژه هوانوردی، حمل و نقل شهری و بین جاده ای، ارتباطات، خدمات عمومی شهرداری ها، آموزش و پرورش، بهداشت و درمان و … کاربرد داشته و نتایج قابل ملاحظه ای به بار آورده است.
مهندسی ارزش فرآیندی برای دستیابی به بهترین نتیجه ممکن در نرم افزار شرح وظایف است به گونه ای که کیفیت، ایمنی، قابلیت اطمینان و قابلیت تعمیر با هر واحد پولی که هزینه می گردد، بهبود یابد.
ایجاد هم افزایی، بهبود ارتباطات بین تهیه کنندگان طرح، مالکیت توصیه های حاصل از کارگاه های مهندسی ارزش و قابلیت استفاده از آنها در طرح های آتی، ایجاد بهبود کارایی، ازجمله نتایج نامحسوس مهندسی ارزش می باشد. بنابراین میتوان منافع کاربرد مهندسی ارزش در طراحی گانت چارت را به مراتب بیش از صرفه جویی تنها محسوب کرد.
این فرمول ارزش است که هر یک از اجزای آن چنین تعریف می شوند:
(cost) هزینه: مجموع پرداختهایی که برای تامین عوامل تولید و نهایی شدن یک محصول، کالا یا خدمات انجام می شود.
(function) کارکرد: کاری که باید یک محصول انجام دهد. آنچه محصول به خاطرش فروش می رود، آن ویژگی که محصول بدون آن مشتری نخواهد داشت.
(value) ارزش: کمترین هزینه ای که با آن میتوان یک کارکرد را با اثربخشی و اطمینان به نحو مطلوب انجام داد. با تمرکز بر کارکرد به عنوان عامل راهبردی بهبود ارزش، چنین رابطه ای حاصل می شود.
این رابطه گزیده ترین شرح و تعریف مفهوم مدیریت ارزش است.
در ادامه مطلب مراحل انجام مهندسی ارزش شرح داده شده است.
برای آنکه بهترین نتایج از انجام مطالعه مهندسی ارزش بدست آید، توصیه متخصصان این است که مطالعه در اولین فازهای یک پروژه انجام شود. هرچه مطالعات پروژه و طراحی های آن نهایی تر باشد و پروژه به مراحل اجرایی نزدیکتر باشد، امکان تغییر دادن آن و بهره مندی از ظرفیت های کاهش هزینه کمتر خواهد شد.
سه مرحله اصلی مطالعه ارزش براساس استاندارد منتشر شده انجمن بین المللی مهندسین عبارت است از:
دونالد هنان نایب رئیس انجمن بین المللی مهندسی ارزشی آمریکا زمان موردنیاز برای مرحله پیش مطالعه را ۱ تا ۳ روز و مرحله مطالعه را ۴ تا ۵ روز ذکر کرده؛ برخی دیگر برای هر مرحله ۱ هفته زمان را کافی می دانند.
در شرایط کاری کشور ما ایران، در نظر گرفتن مدت زمان ۳۰ روز کاری برای هر ۳ مرحله معقول به نظر می رسد؛ به هر حال نباید فراموش کرد که مهندسی ارزش یک فعالیت ضربتی است و باید در کوتاه ترین زمان ممکن انجام شود.
در مطالعه مهندسی ارزش به طور کل با ۲ گروه پرسش مواجه هستیم. گروه اول با ۴ پرسش وضع جاری را بررسی می کند و گروه دوم نیز با ۴ پرسش در پی طرح گزینه های جایگزین هستند.
این ۸ پرسش مواردی را در بردارد که تیم مهندسی ارزش با مدنظر داشتن آنها در پی رسیدن به پاسخی صحیح و در نتیجه سناریویی جایگزین وضع موجود است؛ سناریویی با هزینه کمتر و کیفیت بالاتر.
در این مرحله مجموعه فعالیتهایی را انجام می دهیم که برای مطالعه ارزش ضروری هستند. اقداماتی را موردتوجه قرار می دهیم که پیش نیازها و ضرورتهای ما را به هنگام مطالعه اصلی، برآورده می سازد.
جمع آوری این نظرات به دو صورت امکان پذیر است:
الف) در محل استقرارشان نشست هایی ترتیب دهیم.
ب) بازار محصول یا دستاوردهای پروژه را مورد مطالعه قرار دهیم.
دو دسته منبع اطلاعاتی اولیه و ثانویه داریم. منابع اطلاعاتی اولیه (انسانها و مستندات) و منابع ثانویه (تولیدکنندگان محصولات مشابه، استانداردهای طراحی و مهندسی، نتایج آزمونها)
تیم باید مشخص کند که چه معیارهایی را برای ارزیابی پیشنهادها یا گزینه ها مدنظر قرار می دهد؛ معیارها چه ارتباط مهمی با گزینه های پیشنهادی پایان مطالعه خواهند داشت. معیارها باید مستقل از یکدیگر باشند و تامین شدن آنها به معنای حصول رضایت سفارش دهنده مطالعه باشد.
گروه مطالعه باید از محدوده ای که قرار است روی آن تمرکز و کار کند، اطلاع داشته باشد. این محدوده خطوط قرمز فراتر نرفتن تیم، در مرحله گردآوری اطلاعات و پرهیز از افزایش ناآگاهانه داده های ورودی را ترسیم می کند.
گروه باید مدلهایی را برای پردازش داده های موردنیاز مطالعه ایجاد کند. این مدلها شامل مدلهایی نظیر مدلهای هزینه، مدل زمان، مدل انرژی و علاوه بر این نمودارها، فلوچارتها و توزیع های آماری نیز مورد نیاز هستند.
تهیه کننده تیم مطالعه ارزش باید برنامه کاری، محل برگزاری جلسه های تیم و نیازهای اعضا را معین و فراهم کند. موارد اجرایی، هماهنگی رفت و آمد اعضا به محل برگزاری جلسه ها، پذیرایی و دستگاه های صوتی تصویری نیز باید تهیه شوند.
مهندسی ارزش کار یک نفر نیست، کار تیمی است و تیم به عده ای می گویند که برای دستیابی به اهداف مشترک، با همدیگر کار می کنند.
تیم مهندسی ارزش ایده آل حداکثر ۱۲ تا ۱۵ نفر عضو تمام وقت می باشد، که می تواند از مشاوره و حضور افراد دیگری نیز بصورت پاره وقت بهره گیرد. آشنایی قبلی اعضای گروه با مفاهیم و متدولوژی مهندسی ارزش و یا تکنیکهای حل خلاق مساله بسیار مفید است.
به جز تسهیل گر تیم که تخصص وی مهندسی ارزش است و در این زمینه دارای مدرک حرفه ای و تجربه های قبلی است، اعضای تیم باید متناسب با نوع پروژه و تخصصهای دست اندرکاران آن انتخاب شوند. ذهن باز و روحیه پرسشگری آنها باید بر تخصص آنها ترجیح داشته باشد.
عده ای از صاحب نظران معتقدند که اعضای تیم باید از میان خبرگان و متخصصان خارج از سازمان پروژه باشند تا با نگاه تازه و از زاویه ای متفاوت به موضوع بنگرند و همچنین حضور بعضی از دست اندرکاران پروژه یا محصول در تیم نیز لازم می باشد.
مرحله مطالعه ارزش دربرگیرنده گام های عملیاتی پیاده سازی متدولوژی ارزش است که فازهای مختلف آن در ادامه توضیح داده می شود.
هدف فاز اطلاعات کامل کردن مجموعه اطلاعاتی است که در مرحله پیش مطالعه گردآوری شده اند.
پرسشهای کلیدی فاز اطلاعات عبارتند از: