همان‌گونه که در گام های پیشین بیان کردیم، مدیریت پروژه مجموعه ابزارهایی برای برنامهریزی و هدایت پروژه به سوی اهداف موردنظر است. این اهداف بر پایه رضایت‌مندی مشتری و توجه به سه عامل زمان، کیفیت و هزینه استوارند. در نگاه اول ممکن است ابزارها و روش‌های مورد استفاده در مدیریت پروژه زاید، زمان‌بر و هزینه‌زا باشند، اما باید توجه داشت که مدیریت پروژه تنها راهی است که می‌تواند شما را از انجام به‌موقع پروژه مطمئن سازد. مدیریت پروژه راهیست برای استفاده مناسب از انسان، ماشین و پول در راستای اجرای درست و به هنگام یک کار نو، کاری که باید در همان اولین اجرا درست انجام شود.
مدیریت پروژه یا مدیریت بر مبنای پروژه، روش کارایی در مدیریت، برای برخورد با کارهای نو و ایجاد توازن در توجه به محدوده پروژه، هزینه و کیفیت در قالب زمان و در محیطی مملو از ریسک است. هدف از آموزش مدیران پروژه توانمندسازی آنان در برابر مشکلات پروژه و آماده‌سازی آنها برای ورود به فضای جدید و ناشناخته پروژه است. فنون مدیریت پروژهدرنرم افزار مدیریت پرسنل سوالات زیر را پاسخ می‌گویند:
چگونه می‌توان کارهای لازم را برای اتمام موفقیت‌آمیز پروژه تعریف کرد؟
مدت زمان اجرای پروژه چقدر خواهد بود و چه هزینه‌ای در بر خواهد داشت؟
چگونه می‌توان گروه مناسب کاری برای اجرای پروژه ایجاد نمود؟
چه مقدار کار و وظایف را بر عهده یک نفر می‌توان گذاشت و چگونه می‌توان از اجرای آن اطمینان یافت؟
چگونه می‌توان انگیزه کاری را در بین افراد یک گروه زنده نگه داشت؟
چگونه باید با افزایش هزینه‌ها برخورد کرد؟
آیا بودجه و هزینه تحت کنترل است؟
در چه مواقعی و کجا، پروژه در معرض شکست قرار میگیرد؟
برای اطمینان از انجام به‌موقع کارها چه باید نمود؟
آیا می‌توان تشخیص داد که پروژه واقعا بر روی برنامه حرکت می‌کند یا خیر؟
بر اساس کتاب استاندارد راهنمای جهانی مدیریت پروژه PMBOK ، پنج نوع فرآیند در مدیریت برنامه ریزی و پروژه وجود دارد که شامل:
آغاز: تشخیص شروع یک پروژه یا مرحله که آن مرحله می تواند تا مرحله بعد ادامه پیدا کند. فرآیند آغاز تیم را روی کسب و کار متمرکز نگه داشته و یا اگر پروژه نتواند تمام نیازها و ترجیحات را برآورده کند، آن را متوقف می کند.
برنامه ریزی: خلق یک طرح کاری قابل اجرا که شامل فعالیت ها، برآورد هزینه، توسعه برنامه ریزی شده و برنامهریزی منابعی است که به وضوح شرح داده شده اند.
اجرا: به اجرا درآوردن فرآیندهایی که با توزیع اطلاعات منظم و توسعه ی تیم دنبال می شوند.
کنترل و نظارت: کنترل کیفیت نتایج پروژه، درک و توجه کردن به تغییرات مهم و ایجاد انطباقهای لازم در پروژه.
پایان: جمع آوری تمامی دادههای ضروری و کسب اطمینان از اینکه پروژه به طور کامل انجام شده است.
این فرایند ها الزاما یک ترتیب زمانی وقوع خاص را دنبال نمی کنند. هم در زندگی هم در کسب و کار، اموری هستند که از دست ما خارج شده و کنترلشان سخت است. به همین خاطر است که فرآیندها معمولا در فاز های مختلف پروژه همپوشانی پیدا کرده و در نهایت به همدیگر وابسته می شوند.
کنترل پروژه در این راه از سه عامل زیر بهره میگیرد:
پروژه در چه موقعیت و وضعیتی قرار دارد.
قیاس وضعیت با برنامه مشخص شده
اقدام برای اصلاح وضعیت
مدیریت وظایف وابسته به سه عامل اساسی می باشد که به اتمام برسد:
زمان تعیین شده
هزینه تعیین شده
کیفیت تعیین شده
برنامه ریزی برای نرم افزار شرح وظایف در محیطی معنا دارد که در آن قیدها و محدودیت هایی مطرح شود. اگر هیچ محدودیتی نباشد، برنامه ریزی معنی خاصی ندارد. تصور کنید در یک محیط اداری، منابع بی پایان در دسترس باشند، زمان مشخصی نباشد که آنها را تحویل دهند و کار اینطور باشد که با هر کیفیتی تحویل داده شود؛ در این محیط برنامه ای ضروریت ندارد و هر کسی توانایی دارد هرطوری می خواهد رفتار کند. برای همین در انجام پروژه هایمان باید محدودیت هایی را در نظر بگیریم :
بودجه در پروژه
زمان در اجرای پروژه
افراد و محیط در اجرایی کردن پروژه
ابزار و تجهیزات در پروژه در طراحی گانت چارت
اتفاقات پیش بینی شده(Force Major)
اعضای دیگری مانند حسابرسان،تحلیلگران کیفیت و میزان خطر، تدارکات و... نیز ممکن است همراه شما باشند.
اما برای نوشتن طرح اولیه‌تان لازم است نکاتی را مدنظر داشته باشید. هر پروژه دارای سه موضوع اصلی است؛ «هدف، برنامهریزی و براورد هزینه های اولیه ». تعیین کردن این سه مورد نشان می‌دهد که انجام دادن آن پروژه امکان‌پذیر است یا خیر. بعلاوه طرح اولیه راهنمای شما تا انتهای کار خواهد بود و لازم است در تمام مسیر اجرا به این طرح رجوع کنید و بررسی کنید که در مسیر درستی حرکت می‌کنید. به همین دلیل طرح اولیه باید بی‌نقص باشد و اصلاحات لازم روی آن صورت گیرد. موارد دیگری نیز مانند «مدیریت خطر، کیفیت، تدارکات، کارکنان و امور ارتباطی» احتیاج به نوشتن و ترسیم طرح مدیریتی دارند.