نظری اجمالی بر مدیریت ریسک پروژه (ریسک، مدیریت ریسک، برنامه ریزی مدیریت ریسک)

مفهوم ریسک

ریسک از نظر تئوری به معنای احتمال انحراف از نیل به هدف مطلوب است. در تئوری ریسک، اصطلاحاتی نظیر عدم قطعیت یا نامشخص بودن وضعیت و شرایط عدم اطمینان از آینده نیز هم ارز با اصطلاح ریسک به کار می رود.

مفهوم ریسک در تئوری احتمالات ریشه دارد و بالطبع از بخت آزمایی و شرط بندی نشات گرفته است. آنچه مشهود است، پیدایش بازی های شانسی و ایجاد قمارخانه ها در توسعه مفهوم تئوری احتمالات و تئوری ریسک موثر بوده است.

به طور کلی هر تلاش و هر حرکت بشری، ریسک هایی را در بردارد. در زندگی روزانه بعضا با موقعیت هایی متغیر روبرو می شویم که اغلب در برگیرنده فاکتورهایی ناشناخته، غیرمنتظره، خوشایند یا ناخوشایند و غالبا غیرقابل پیش بینی می باشند.

PMI ریسک را به صورت زیر تعریف می کند:

رویدادی نامعین یا موقعیتی که اگر اتفاق بیفتد بر هدف پروژه تاثیر مثبت یا منفی خواهد  گذاشت. ریسک دلیلی دارد و در صورت اتفاق نیز تجربه ای از آن حاصل می شود.

مفهوم ریسک پروژه

“ریسک پروژه رخداد یا وضعیتی نامعلوم است که در صورت وقوع، بر اهداف پروژه اثرات منفی می گذارد”. در ارتباط با پروژه، ریسک در واقع شانس وقوع رخداد نامطلوب و تمامی پیامدهای ناخوشایند آن خواهد بود. ریسکهای پروژه آنهایی هستند که در صورتی که وجود خارجی پیدا کنند باعث تاخیر، توقف و یا شکست پروژه خواهند شد، همچنین بر کیفیت و هزینه پروژه تاثیر می گذارند.

مدیریت ریسک

فرآیند مدیریت پروژه، نگرشی نظام مند  و پیشگیرانه است که در راستای کنترل پروژه و کاهش عدم قطعیت به کار گرفته می شود. مدیریت ریسک در انواع پروژه ها با بازه های زمانی متنوع (پروژه های چند هفته ای تا چند ساله) و بودجه های متفاوت (پروژه های چند هزار تا چند میلیارد دلاری) کاربرد دارد.

در تعریفی دیگر مدیریت ریسک، مجموعه فرآیندهای مورد نیاز برای شناسایی، تجزیه و تحلیل و واکنش در مقابل ریسک پروژه به منظور بیشینه نمودن نتایج وقایع مثبت و کمینه نمودن پیامدهای وقایع ناگوار است. مدیریت ریسک در واقع روند کنترل ریسک و تعدیل اثرات آن می باشد. مدیریت ریسک یک مسیر نظام مند برای تعیین، ارزیابی و پاسخ به ریسکهای یک پروژه است.

ورودی های مدیریت ریسک

ورودی عبارت است از کاری که باید انجام شود و یا اطلاعاتی که باید پیش از شروع فرآیند مدیریت ریسک، به منظور تکمیل فرآیند جمع آوری گردد. توجه به این نکته بسیار حائز اهمیت است که جهت انجام سریع و موثر مدیریت ریسک، باید پیش از شروع کار، تمامی پیش نیازها فراهم شده و در دسترس قرار گیرد. بدون ورودی های ضروری، برخی از ریسکها ناشناخته باقی خواهند ماند.

برنامه ریزی مدیریت ریسک

برنامه ریزی مدیریت ریسک، زیربنای تمامی تلاشهای مدیریت برنامه در طراحی گانت چارت بوده و همه مراحل آنرا تحت پوشش قرار می دهد و ازجمله تصمیم گیری درباره نحوه شروع کار، تعیین افراد درگیر، زمان انجام فعالیت های مدیریت ریسک طی چرخه حیات مدیریت پروژه و دفعات تکرا آنها.

برای آنکه فرآیند مدیریت ریسک، سریعتر جریان یافته و تصویری واضح از ریسکهای پروژه ارائه نماید، لازم است پیش از شروع کار به چگونگی تکمیل آن بیاندیشید.

اهداف این مرحله از فرآیند مدیریت ریسک عبارتند از:

۱- ایجاد برنامه ای جهت اجرای مدیریت ریسک در یک پروژه خاص

۲- تنظیم خط مشی ها و رویه های مدیریت ریسک براساس نیازهای پروژه

۳- سازگار نمودن فعالیت های مدیریت ریسک با نیازهای پروژه به منظور حصول اطمینان از تناسب سطح، نوع و وضوح آنچه که انجام شده، با موارد زیر:

• ماهیت پروژه
• تجارب تیم پروژه
• میزان اهمیت پروژه برای سازمان
• سطح محسوس ریسک پروژه

به عبارت دیگر درخصوص آنچه که برای پروژه مورد نیاز است تصمیم گیری نموده و از رویه های شرکت استفاده نمایید، ولی هرگز در صرف زمان و انرژی جهت مدیریت ریسک پروژه زیاده روی نکنید.

وردی های این مرحله تماما مشابه ورودی های مدیریت ریسک هستند.

افراد درگیر در پروژه

گاهی برای پرداختن به مدیریت ریسک در پروژه، تنها همکاری تیم پروژه-به عنوان افراد درگیر- کفایت می کند. در بعضی موارد بسته به پیچیدگی پروژه، ممکن است تمامی ذینفعان نیز درگیر مدیریت ریسک شوند.

معمولا برنامه ریزی مدیرت ریسک را مدیر پروژه انجام می دهد ولی در این مورد می تواند از مشاوره با اعضای تیم پروژه و دفتر پروژه (ساختاری رسمی که مدیریت پروژه را در داخل سازمان پشتیبانی می کند) نیز استفاده نماید.

سازگاری با خط مشی ها و رویه ها و تطبیق فعالیت های مدیریت ریسک با نیازهای پروژه

یکی از ۱۰ علت اصلی شکست پروژه ها این است که مدیران پروژه، فرآیند مدیریت پروژه را براساس نیازهای خاص آن پروژه تنظیم نمی کنند. آنها از فرم ها، فرآیندها و روش های مدیریتی یکسان در تمامی پروژه ها استفاده می کنند، به شکلی که حتی فواصل جلسات دوره ای نیز در همه پروژه ها یکسان است.

پروژه ها با یکدیگر تفاوت دارند و هر پروژه، منحصربفرد و غیر تکراری است. بنابراین لازم است هر پروژه به گونه ای خاص و متفاوت از سایر پروژه ها مدیریت گردد. اگر پروژه برای سازمان اولویت بالایی داشته باشد، لازم است فعالیت های مدیریت پروژه جامع تر از شرایطی باشد که پروژه دارای اولویت پایین تری است. همچنین اگر تاکنون هیچ پروژه مشابهی در سازمان انجام نشده باشد، لازم است در مقایسه با انواع پروژه هایی که بارها توسط سازمان اجرا شده، مدت زمان بیشتری به مدیریت ریسک اختصاص یابد

نرم افزار مدیریت ریسک

مدیریت ریسک فرآیندی انسان محور است و نه محاسبات نرم افزاری. بنابراین برای اجرای مدیریت ریسک به دنبال نرم افزار نباشید. مهمترین دارایی مدیریت ریسک، ایده ها و اطلاعاتی است که توسط انسان پردازش می شود. شاید روزی از نرم افزار برای مدیریت ریسک استفاده شود ولی در حال حاضر نرم افزارها دارای قابلیت های محدودی هستند.

لازم است ابتدا آنچه را که باید برای مدیریت پروژه و ریسک انجام شود، به خوبی درک کنید. سپس مطابق با این یافته ها از نرم افزار جهت مدیریت ریسک یا مدیریت پروژه استفاده نمایید.

مراحل برنامه ریزی مدیریت ریسک

مراحل توصیه شده جهت تکمیل برنامه ریزی مدیریت ریسک عبارتند از:

• رویه های جاری مدیریت ریسک، تجارب کسب شده و سوابق تاریخی موجود را بررسی نمایید.
• مشخص نمایید که جهت شناسایی ریسک های پروژه جاری از چه روش هایی استفاده خواهید کرد (روش شناسی).
• نقش ها و مسئولیت ها و افراد درگیر در مدیریت ریسک را تعیین کنید (نقش ها و مسئولیت ها).
• مشخص نمایید که فعالیت های مدیریت ریسک چه مقدار هزینه در بر خواهد داشت (بودجه).
• زمان اجرای فعالیت های مدیریت ریسک را طی چرخه حیات پروژه مشخص نمایید (تناوب زمانی).
• روش هایی که جهت کیفی و کمی سازی ریسکها استفاده خواهید کرد را مشخص کنید (امتیازدهی و تفسیر).
• بیان کنید چگونه تشخیص می دهید که باید به کدام یک از ریسکها پرداخته شود (آستانه ها).
• چگونگی مستندسازی، تجزیه و تحلیل و انتقال ریسکها به اعضای تیم پروژه، سایر ذینفعان، حامیان پروژه و … را تعیین کنید (قالب های گزارش دهی).