مدیریت پروژه
این وبلاگ در جهت معرفی مدیریت پروژه ایجاد شده است.مدیریت پروژه
این وبلاگ در جهت معرفی مدیریت پروژه ایجاد شده است.آیا می توانید ریسک های موجود در یک پروژه را شناسایی کنید؟(انواع روش های شناسایی ریسک)
شناسایی ریسک
شناسایی ریسک فرآیندی دقیق، موشکافانه و کاوشگرانه است که از طریق تعامل با افراد به شناسایی ریسک های پروژه می پردازد. روند شناسایی ریسک، روندی کیفی است که با هدف شناسایی و توصیف ریسک های موثر بر اهداف پروژه طی می شود. در یک نگاه دقیقتر شناسایی ریسک فرآیند تعیین ریسکهای احتمالی موثر بر پروژه و تعیین مشخصه های هر یک از آنها و مستندسازی آنها می باشد. انجام شناسایی ریسک پروژه منوط به زمان خاصی از اجرا نیست، بلکه اجرای این فرایند باید به طور ضابطه مند و در طول اجرای پروژه باشد.
اهداف کلی آن عبارتند از:
- تهیه فهرستی کامل از ریسکها و فرصتهای پروژه و هر یک از فعالیتهای پروژه
- حصول اطمینان از اینکه ارزیابی های ریسک، کلیه دسته های ریسک را در بر گیرد
- درک کامل ریسکها
شناسایی ریسک فرایندی تکرار شونده است. این عمل در ابتدا توسط بخشی از تیم پروژه یا تیم مدیریت پروژه انلاین انجام می شود و در مراحل بعد توسط کل تیم پروژه و ذینفعان اصلی صورت می گیرد. در این فرآیند باید ریسکهای داخلی و خارجی توامان مورد توجه قرار گیرند.
در یک طبقه بندی ریسکهای پروژه را میتوان به چهار گروه تقسیم کرد:
- ریسکهای فنی،کیفیتی و عملکردی مانند استفاده از تکنولوژی پیچیده، اهداف عملکرد غیر واقعی، تغییرات تکنولوژی و استانداردها
- ریسکهای مدیریت پروژه در نرم افزار مدیریت پرسنل مانند عدم تخصیص صحیح منابع، زمانبندی غلط، کیفیت نامناسب برنامه پروژه
- ریسکهای سازمانی مانند عدم سازگاری اهداف محدوده، زمان و هزینه داخل سازمان، عدم اولویت بندی پروژه ها، تعلیق و یا عدم کفایت سرمایه گذاری، تضاد منابع پروژه با دیگر پروژه های سازمان
- ریسکهای خارجی مانند تغییرات قانون، تغییر اولویت بندی کارفرما، ریسک کشور، آب و هوا، زلزله، اعتصاب و مسائل سیاسی
عنوان “ریسک” را با دقت به کار ببرید
یکی از اشتباهات رایج مرحله شناسایی ریسک این است که: به مواردی ریسک اتلاق می شود که به هیچ وجه ریسک نیستند. در واقع یک ریسک به هیچ وجه نمی تواند یک قطعیت باشد. حتی عده ای معتقدند هر آنچه که دارای احتمال بالای ۸۰ درصد باشد نیز باید یک قطعیت تلقی شود. به عنوان مثال فقدان منابع و ناکافی بودن زمان برای تکمیل پروژه هیچ کدام ریسک محسوب نمی شوند زیرا یک قطعیت هستند و باید در ساختار شکست کار و دیگر بخش های برنامه پروژه به آن پرداخته شود.
فرصت چیست؟
فرصت رویدادی امکان پذیر است که تاثیری مثبت بر پروژه دارد. با شناسایی فرصت ها میتوان رویدادهای منفی (ریسک ها) را متعادل کرده و از سایر مزایای پروژه بهره مند شد.
بهتر است برای فرصت ها و ریسک ها فهرست هایی جداگانه تهیه شود تا هم اهمیت هر یک مشخص شود و هم اینکه به طور مجزا بررسی شوند.
روش های مستند سازی ریسک ها
یکی از راه های تسریع در فرآیند مدیریت ریسک، استفاده از روشهای مستند سازی کارآمد است. فکر کنید که چگونه و با استفاده از چه روشی می خواهید به جمع آوری ریسک ها بپردازید. یک مدیر پروژه ضعیف مجبور است فهرست ریسکها را از منابع دیگری کپی کند. در حالیکه یک مدیر پروژه قوی کلیه جوانب را در نظر گرفته و تعیین می کند که با استفاده از چه روشی قصد دارد به جمع آوری ریسکها بپردازد، به نحوی که این کار با حداقل دوباره کاری انجام شود. برای ثبت ریسکها دو روش اصلی وجود دارد: یادداشت های چسبی و فرم های جمع آوری اطلاعات
۱٫ فرم های جمع آوری اطلاعات
این فرم ها به افراد کمک می کنند تا در مدت زمان کوتاهی ورودی های متعددی را از افراد مختلف جمع آوری نمایند. روشی بسیار ساده و راحت جهت بهره گیری از افرادی است که تمایل ندارند وقت زیادی را صرف پروژه کنند. این فرم ها معایبی دارند از جمله اینکه قدرت ابتکار عمل را از افراد می گیرد و آنها را وادار می سازد تا در چهارچوب پرسش نامه فکر کنند و پاسخ دهند. بعلاوه مانع تجزیه و تحلیل عمقی و کامل ریسکها می شود و نظرات گروهی در آن جایی ندارد.
۲٫ یادداشت های چسبی
این یادداشت ها بصورت برگه های کوچک مربعی شکل هستند که پشت آنها نوار چسبی دارد و میتوان آنها را روی سطوح مختلف چسباند و مجددا جدا کرد. با استفاده از این یادداشت ها، همه شرکت کنندگان به یک اندازه در کار مشارکت می کنند زیرا همه باید تعداد مشخصی از آنها را ارائه دهند. علاوه بر این در صورتی که داده ها بصورت دستی ذخیره شوند این یادداشتها کمک زیادی برای حجم بالای اطلاعات می کند. همچنین افکار و نظرات فردی را جذب می کند.
ازجمله معایبی که این یادداشتها دارد این است که استفاده از آنها در تیم های مجازی دشوار است. امکان ارسال آنها از طریق ایمیل وجود ندارد. با استفاده از آنها نمی توان مانند نرم افزار یا فرم های جمع آوری اطلاعات نتایج ارزیابی ریسک را بصورت خودکار محاسبه کرد.
برخی از تکنیکهای جمع آوری اطلاعات جهت شناسایی ریسکها عبارتند از:
مقایسه با دسته های ریسک و فهرست های ریسک
دسته های ریسک و فهرستهای ریسک تنها زمانی می توانند در شناسایی ریسک مفید واقع شوند که به طور کامل و مناسب مورد استفاده قرار گیرند. توجه داشته باشید که شناسایی ریسک با استفاده از دسته ریسک نباید به عنوان اولین روش در نظر گرفته شود. به عنوان مثال شاید لازم باشد که ابتدا مشخص کنید چه ریسک هایی در رابطه با فناوری در پروژه وجود دارند.
از هر روشی که برای شناسایی ریسک استفاده می کنید در نهایت باید ریسک های کلی پروژه و ریسک های هر یک از فعالیتها شناسایی شوند. لازم است فهرست دسته های ریسک را تنها زمانی در اختیار تیم ریسک قرار دهید که تعداد قابل توجهی از ریسکها و دسته های ریسک را شماسایی کرده باشند.
بررسی سوابق تاریخی
از طریق بررسی سوابق تاریخی پروژه های پیشین میتوان ریسکها را شناسایی و آشکار نمود. بدین منظور باید موارد زیر را مدنظر قرار داد:
- فهرست های دسته های ریسک
- فهرست های ریسکها
- احتمال و تاثیر ریسکها
- برنامه های پاسخ به ریسک
- تجارب کسب شده
- مقالات و کتب و نشریات مربوط به ریسک
با بررسی سوابق پروژه های قبلی تا حد زیادی در زمان مدیریت ریسک صرفه جویی شده و از تکرار اشتباهات گذشته جلوگیری می شود.
بررسی سایر مستندات
با بررسی مستندات پروژه جاری نظیر برنامه ها و فرضیات نیز امکان شناسایی ریسکهای بیشتری فراهم می شود. این کار را میتوان بصورت گروهی یا انفرادی و در سطوح کلی و جزئی، توسط افرادی که بیشترین آشنایی را با موارد یادشده دارند انجام داد.
طوفان فکری
طوفان فکری جلسه ای است که جهت حل مشکلات یا دست یافتن به ایده های جدید برگزار می شود. این روش رایج ترین تکنیک شناسایی ریسک است و در سایر موضوعات مربوط به مدیریت ریسک نیز استفاده می شود.
هدف از به کارگیری طوفان فکری در این قسمت، دستیابی به فهرستی از ریسکهایی است که در فرآیند تجزیه و تحلیل مورد استفاده قرار می گیرند. با ارائه نظرات مختلف و بررسی آنها توسط گروه، منابع ریسک شناسایی می شود و در ادامه ریسکها بر حسب نوع دسته بندی می گردد.
برگزاری جلسه تجزیه و تحلیل پیش از وقوع
تجزیه و تحلیل پیش از وقوع درست همانند جلسه طوفان فکری جلسه ای است که به منظور دستیابی به ایده های نو برگزار می گردد. با این تفاوت که در اینگونه جلسات از گروه می خواهند که فرض کنند پروژه در حال اتمام بوده و یا پایان یافته است؛ سپس تصور کنند که این پروژه نتوانسته تعدادی از اهدافش را محقق سازد. در پایان از گروه می خواهند که علت عدم موفقیت پروژه را شرح دهند.
مصاحبه با متخصصین
هرگاه نظرات و ایده های دیگران را جویا شده و یا از افراد کمک فکری می گیرید، در واقع در حال انجام مصاحبه هستید. در خلال همه مراحل فرآیند مدیریت ریسک می توانید از مصاحبه با افراد صاحب نظر چون کارشناسان، کارفرما و مدیریت ارشد جهت کسب نظرات کارشناسی بهره بگیرید.
تکنیک گروه اسمی
تکنیک گروه اسمی زمانی مورد استفاده قرار می گیرد که به جای ایده های فردی نیازمند بهره گیری از خرد جمعی باشیم. این گروه گاهی از بخش یا افرادی تشکیل می شود که جزو ذینفعان حاشیه ای پروژه بوده و یا تمایل به قرار گرفتن در این فهرست را دارند. نتیجه به کارگیری این تکنیک معطوف شدن توجه و تمرکز افراد به نظر کلی گروه در مورد ریسکهای مشخص پروژه است.
تکنیک دلفی
با استفاده از تکنیک دلفی میتوان از میان نظرات مختلف کارشناسی به ایده های توافقی دست یافت. با این روش میتوان نظرات کارشناسان در خصوص ریسکهای موجود در پروژه، تجزیه و تحلیل کمی ریسک های شناسایی شده، اقدامات لازم و … را بصورت بی نام جمع آوری کرده، چکیده و ماحصل آنرا به گونه ای که مورد توافق جمع نیز قرار گرفته باشد استخراج نمود.
تجزیه و تحلیل قوت، ضعف، فرصت و تهدید
تفاوت اصلی این تکنیک با سایر روشهای تجزیه و تحلیل آن است که این تکنیک، ریسکها و فرصتها را از منظر کل سازمان نگاه می کند، نه در داخل فضای پروژه. در این روش چهار سوال اساسی برای افراد یا گروه ها مطرح می شود و پاسخهای دریافتی باید تا حد امکان صریح و مختصر باشند.
- پرسش درباره نقاط قوت سازمان
- پرسش درباره نقاط ضعف سازمان
- پرسش درباره فرصتهایی که پروژه مهیا کرده است
- پرسش درباره تهدیدهایی که پروژه را به خطر می اندازد
تجزیه و تحلیل فرضیات
هر پروژه براساس یکسری فرضیات و سناریوهای امکان پذیر و قابل توسعه شکل می گیرد. تجزیه و تحلیل فرضیات تکنیکی است جهت اندازه گیری میزان اعتبار فرضیات. در این روش آن دسته از ریسکهای پروژه که ناشی از عدم دقت، عدم سازگاری و ناقص بودن فرضیات پروژه هستند، شناسایی می گردند.
تکنیک های نموداری
ویژگی مشترک کلیه تکنیک های نموداری آن است که همگی راهنمای تصویری ریسکهایی می باشند که ممکن است به آنها توجه نشده و یا جا افتاده باشند. در صورتی که نمودارها به خوبی ترسیم شوند اطلاعات ریسکهای بیشتری را برای سازمان فراهم می کنند. همچنین آگاهی تیم و میزان درک از پروژه را بالا می برند.
نمودارهایی مانند نمودار وابستگی،علت و معلول، جریان فرآیند یا سیستم،تاثیر، میدان نیرو از این جمله اند.
نشانگرها (علائم ریسک)
نشانگرها اولین علائم هشداری هستند که بیان می کنند یک ریسک رخ داده و یا در شرف وقوع است. بنابراین از همه نشانگرهایی که طی مرحله شناسایی ریسک به ذهنتان می رسد فهرستی تهیه کنید تا هیچ یک از نشانگرها از قلم نیفتد و فراموش نشود ولی به یاد داشته باشید که این فهرست را مجددا طی برنامه ریزی پاسخ به ریسک بررسی نمایید.
مراحل شناسایی ریسک
این یک واقعیت است که منابع محدودی درباره نحوه شناسایی ریسک در دسترس می باشد. در ادامه فرآیندی معرفی می گردد که جهت شناسایی ریسک های پروژه های مختلف موثر و کارآمد بوده است.
- اطلاعات مربوط به پیشینه پروژه را جمع آوری نمایید.
- افرادی که از ریسک های پروژه شناخت کافی دارند را مشخص کنید.
- مشخص کنید که از چه روشهایی برای شناسایی ریسک استفاده می کنید.
- از همکاری و کمک دیگران برای شناسایی ریسکها استفاده کنید.
- فهرست کاملی از همه ریسکهایی که شناسایی شده اند، تهیه کنید.
- به کمک تیم ریسک، از ریسکهای اصلی شناسایی شده اطمینان حاصل کنید.
- اگر از شناسایی ریسکهای اصلی مطمئن نیستید، مراحل قبلی را مجددا تکرار کنید.
- سوالات خود را بپرسید و به دنبال پاسخ آنها باشید و اطلاعات کسب کنید.
- ریسکهای جدید را به فهرست ریسکهای شناسایی شده اضافه کنید و هر مورد را که ریسک واقعی محسوب نمی شود حذف کنید.
- به بحث و گفتگو درباره ریسک های باقی مانده بپردازید.
- اگر از یادداشت های ریسک استفاده می کنید، روی هر یک از آنها اطلاعات مربوط به ریسک مانند منبع ریسک، فعالیتها، دسته ریسک و سایر اطلاعات را بنویسید.
- اکنون به تجزیه و تحلیل کیفی ریسک بپردازید.