۵ نکته کلیدی در سازماندهی فرایندهای کسب و کار

طبق تعریف، سازماندهی فرایندهای کسب و کار پروژه با هدف افزایش کارایی سازمانی انجام می شود. سازماندهی فرایندها شامل ساده سازی کارها، حذف مراحل اضافی، کاهش اتلاف هاست که با تکنیکهای مدرن مدلسازی فرایند انجام می شود.

اگرچه صحبت از فرایندهای کسب و کار ساده است، اما انجام آن ساده نیست. به عنوان مثال:

• چگونه می خواهید فعالیتهای قابل ساده سازی یا حذف را پیدا کنید؟
• یا اینکه کدام فعالیتها با کارایی بیشتر قابل انجام است؟

برای اینکه سازمانها را در سازماندهی فرایندهای کسب و کار راه بیندازید، بایستی به ۵ نکته کلیدی زیر توجه کنید.

۵ راز برای سازماندهی فرایندهای کسب و کار

هدف غایی اغلب سازمانها حداکثر سودآوری است. حتی سازمانهایی که برای اهداف انسان دوستانه کار می کنند، یا سازمانهایی که غیرانتفاعی هستند، یا حتی سازمانهایی که در موضوعات دینی و اعتقادی کار می کنند، نیز از فرایندهای مختلف استفاده می کنند.

برای هر سازمانی، با هر هدفی و با هر نوع فرایندی، بایستی هر مرحله از هر فرایند به ارزش محصول یا خدمت نهایی اضافه کند. همین موضوع اولین راز در سازماندهی فرایندهای کسب و کار است.

۱- تحلیل زنجیره ارزش (value chain)

هر فرایند در واقع زتجیره ای از فعالیتها است. اولین گام برای شناسایی فعالیتهایی که باید حذف شوند یا بهبود یابند، عبارتست از تحلیل اینکه هر فرایند چه قدر به ارزش فرایند اضافه می کند.

بایستی اطمینان پیداکرد که هر مرحله از فرایند با حداکثر کارایی مدیریت پروژه انجام شود. کارایی هم به این معناست که کار به درستی انجام شود با کمترین اتلاف.

به عنوان مثال دو شرکت مختلف تولید عطر را در نظر بگیرید. برای شرکتی که عطرهای برند تولید می کند، نحوه بسته بندی و طراحی لوگو مراحلی هستند که به فرایند ارزش می افزایند. اما در شرکت دیگر که به دنبال برند عطر نیست و بر استراتژی قیمتهای ارزان تمرکز کرده است، مراحل طراحی لوگو و بسته بندی اهمیت چندانی ندارد و ارزشی به فرایند اضافه نمی کند.

بنابراین شرکت اول ممکن است در تیم خود طراحان لوگو و بسته بندی اضافه کند اما شرکت دوم کلیه مراحل طراحی لوگو و بسته بندی را با کمترین قیمت به پیمانکاران برونسپاری کند یا از بسته بندی های استاندارد موجود در بازار استفاده کند.

۲- اتوماسیون فعالیتهای تکراری

در هر دو شرکت عطرسازی بالا که مثال زده شد، بعد از اینکه طراحی بسته بندی و لوگو نهایی شد، استفاده از اتوماسیون در مراحل چاپ و بسته بندی اقتصادی تر و کاراتر است.

بنابراین، فعالیتهای تکراری را تا حد امکان بایستی اتوماتیک کرد. یکی از رویکردهای رایج در کسب و کار امروز برای اتوماسیون فعالیتهای تکراری استفاده از سیستم های اطلاعاتی است.

البته، اگر کار تکراری موجب افزایش ارزش بالا به زنجیره فرایند شود، شاید بهتر باشد که اتوماسیون نشود. به عنوان نمونه، رستوران های معروف را در نظربگیرد، که سرآشپز حرفه ای آنها هر روز همان دستور پخت را تکرار می کند.

۳- گلوگاه ها (Bottlenecks)

در سازماندهی فرایندها و نرم افزار مدیریت پرسنل  بایستی توجه ویژه به گلوگاه های فرایندی داشت. گلوگاه ها نقاطی از فرایند هستند که جریان کار را کند یا متوقف می کنند.

گلوگاه ها عمدتا به خاطر کمبود منابع، مانند مواد، اطلاعات یا تجهیزات، یا بخاطر ناتوانایی های فنی پرسنل و تجهیزات ایجاد می شود.

۴- نقاط تلاقی فرایندها (hand-off) را در نرم افزار های شرح وظایف تحلیل کنید.

وقتی اطلاعات از یک سیستم یا پرسنل به دیگری منتقل می شود، در واقع نقطه تلاقی بوجود آمده است. مثل وقتی که توپ بین بازیکنان یک تیم ورزشی دست به دست (hand-off) می شود.

در این نقاط تلاقی معمولا ناکارایی های زیادی رخ می دهد. ریسک انتقال اطلاعات نادرست یا دیرهنگام می تواند منجر به گلوگاه یاخطا شود.

تا حدامکان بایستی توجه ویژه به این نقاط زنجیره فرایندها در طراحی گانت چارت ها داشت و یا آنها را اتوماسیون نمود.

۵- لحظات واقعی (Moments of truth)

یکی از نقاط کلیدی هر فرایندی لحظه‌ای است که مشتری با یک برند، محصول یا خدمت تعامل برقرار کرده و تحت تاثیر آن قرار می‌گیرد که به آن لحظات واقعی می گویند.

برندهای معتبر، خصوصا، فرایند را طوری طراحی می کنند که لحظه واقعی کاملا بی نقص باشد، حتی همراه با تشریفات باشد. این لحظه موجب رضایت بیشتری مشتری می شود و همواره در ذهن مشتری ماندگار خواهد شد. حتی برای تمام عمر وی!